Aufbau einer guten Präsentation
Der Aufbau einer Präsentation spielt eine entscheidende Rolle für sowohl die eigene Vorbereitung als auch die Wirkung auf das Publikum.
Es gibt verschiedenste Methoden, um eine Präsentation in ihrem Aufbau zu gestalten. Als einfach und effizient hat sich die folgende Gliederung erwiesen:
Präsentation Gliederung
Die grundsätzliche Gliederung der Präsentation wird inhaltlich 3-geteilt; in Einleitung, Hauptteil und Schluss.
Mit der 3-Teilung des Inhalts ergibt sich auch eine 3 Teilung der Zeit.
Am einfachsten ist, jeden Teil gleich lang zu machen.
Eine unüberschaubare, 30-minütige Präsentation verliert so ihr Schreckgespenst, da sie nun aus 3 Teilen á 10 Minuten besteht.
Wir haben also 10 Minuten Einleitung, Hauptteil und Schluss.
Das geniale an der 3 Teilung ist, dass sie beliebig wiederholbar ist.
So kann unsere 10-münitige Einleitung wieder in 3 Teile á 3 Minuten unterteilt werden.
Jeder der 3 Teile entspricht dann einer Informationseinheit. Und 3 Informationseinheiten zu einem übergeordneten Themengebiet lassen sich für das Publikum wunderbar fassen.
So ermöglicht dir die 3-Teilung eine optimale Anpassung deines Themas an die Zeit.
Eine kurze Präsentation gibt nur einen groben Überblick, eine sehr lange Präsentation geht nach dem Prinzip der 3-Teilung beliebig viele Ebenen tief, bis der gewünschte Zeitrahmen erreicht ist.
Einstieg in die Präsentation
Stell dir vor, du stehst gerade vor einer Projekt-Gruppe und sollst beginnen zu referieren. Manche des Publikums kennst du, andere nicht.
Was tust du, bevor du zu sprechen beginnst?
Was erzählst du vor der Präsentation?
Mit was beginnst du dein Referat?
Der Einstieg in die Präsentation ist mehr als der thematische Beginn. Das unterscheidet ihn von der Einleitung.
Deine Präsentation beginnt in dem Moment, wo du die Aufmerksamkeit des Raumes hast.
Das kann je nach Situation der thematische Beginn – die Einleitung - sein. Meist ist es aber weit eher.
Bereits der Moment, wo dich ein Moderator vorstellt und bittet, nach vorn zu kommen oder deine Technik einzurichten, gehört zum Einstieg.
An dieser Stelle hast du die Möglichkeit, deiner Präsentation zu einem guten Start zu verhelfen.
Beispiele:
Wenn du schon Menschen im Publikum kennst, warum nicht einen Scherz mit ihnen machen?!
Kommentier mit einem Zwinkern, was dir gerade passiert – „Dann bewege ich mich mal nach vorn. Mal schauen, wie Sie alle von dort aussehen.“
Du wirst sicher etwas finden, das zu deiner Ausdrucksart passt.
Der Einstieg in die Präsentation ist der Small-Talk eines Gesprächs. Manche mögen ihn, manche nicht. Dazu gehört er in jedem Fall.
Hauptsache ist eines: in Präsentationen geht es um Verbindung zu Menschen. Den Präsentations-Einstieg totzuschweigen, als ob es ihn nicht geben würde, ist das Gegenteil von Verbindung.
Indem du den Einstieg in die Präsentation nutzt, unterbrichst du das Gedankenkarussell deines Publikums, kannst sie bereits jetzt für dich begeistern und hast das Eis im inoffiziellen Rahmen gebrochen.
Einleitung Präsentation
Die Einleitung in die Präsentation markiert den Beginn deiner formalen Präsentation.
Wenn du einen guten Einstieg hingelegt hast, geht dieser fließend in die Einleitung über.
Beispiel:
„Eh wir jetzt den ganzen Vormittag scherzen, lasst uns mal noch etwas Sinnvolles machen. Ihr wisst schon, so richtig mit Lernen und so.“
Je nach Formalitätsgrad deines Publikums sieht die Wortwahl unterschiedlich aus.
Mit dem im Abschnitt Gliederung gezeigten 3-Teilungs-Modell unterteilen wir die Einleitung erneut in Beginn, Mitte und Ende.
Zum Beginn der Einleitung kannst du beispielsweise auf deinen Einstieg verweisen.
„So wie es mir vorhin erging, als ich über das Kabel gestolpert bin, passiert es häufiger in unserem Unternehmen.
Natürlich nicht das Stolpern über im Weg liegende Kabel, sondern dass wir als Firma Stolpersteine nicht sehen und dann ins Straucheln geraten.
Heute zeige ich euch die wichtigsten dieser Punkte und möchte mit euch ins Gespräch kommen, was wir tun können, um uns wieder mehr auf unsere hauseigenen Stärken fokussieren zu können."
Diese Technik nennt sich Utilisation. Sie bezeichnet das aktive Nutzen von spontan auftretenden Situationen. Natürlich kann man diese Spontaneität auch planen, doch ist ein überzeugender Auftritt dann schwieriger.
Die Mitte deiner Einleitung sollte handfeste Informationen enthalten. Beispielsweise eine Agenda oder andere Richtlinien, die für deine Präsentation wichtig sind.
Je nachdem, wieviel Zeit du für deine Einleitung zur Verfügung hast, kannst du auf einzelne Agenda-Punkte näher eingehen. Am besten ist, wenn auch diese Erzählung in dein Geschichten-Konzept passt.
Am Ende der Einleitung kannst du fragen, ob alle für dein Publikum wichtigen Punkte in der Agenda enthalten sind.
Nutze diesen Teil, um dein Publikum wieder abzuholen, also abzugleichen, dass ihr in dieselbe Richtung geht.
Präsentation halten: Hauptteil
Der Hauptteil ist der inhaltliche Schwerpunkt deines Themas. Je nach Präsentationsart kann sich die Gestaltung des Hauptteils unterscheiden, doch eines ist stets gleich.
Deine Zuhörer müssen dir folgen können.
Fachliches Fremdwort-Geballer par excellence, zu dem deine Zuhörer nicken, aber nichts verstehen, ist hier vollkommen fehl am Platz.
Leider wird dieser Misswuchs einer Präsentation an Schulen und Universitäten überwiegend gefordert und praktiziert. So ist es nicht verwunderlich, dass dieses angelernte Unverhalten auch in Unternehmen Anwendung findet.
In einem meiner Präsentations-Coachings war die größte Veränderung, auf die ich aufmerksam machen konnte, mit der in der Universität gelernten Fakten-Aneinanderreihung aufzuhören und das Präsentations-Konzept stattdessen auf persönlichen Geschichten aufzubauen.
„Die communidades autonomas sind supranational sui generis“ – das klingt vielleicht intelligent, verschüchtert oder beeindruckt – Sinn hat es jedoch überhaupt keinen. Weder von der Wortwahl, noch vom Inhalt. Also Schluss mit unnützem Wirrwarr!
Das wichtigste im Hauptteil ist, dass deine Zuschauer deine Informationen aufnehmen können. Deine Aufgabe ist es daher nicht, alle verfügbaren Informationen zu geben, sondern herauszufiltern, welche für einen Überblick notwendig sind.
Nutze die 3-Teilung, um genau das zu gewährleisten.
Bringe im Hauptteil 3 Themenblöcke, die zu deinem Präsentations-Thema gehören und nicht mehr.
Falls deine Präsentation (auch von der Zeit her) ausführlicher ist, kannst du einzelne oder alle deiner 3 Themenblöcke weiter nach der 3-Teilung untergliedern.
Wenn du einen Themenblock erläuterst, halte dich mit ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) kurz und vermittle deinem Publikum stattdessen ein Gefühl für den Themenblock.
Nimm sie mit auf eine Reise, wo dein Themenblock der Mittelpunkt ist.
Erzähl eine Geschichte, wie dein Projektteam auf den Themenblock aufmerksam geworden ist und was die Werte (ZDF) für euer Projekt bedeuten.
Machen beispielsweise die herausgefundenen Werte deinem Projekt-Team Angst oder freut ihr euch darüber. Beruhigt euch der Zeitplan oder seid ihr besorgt.
Je nachdem, wie du möchtest, kannst du zum Ende eines Themenblocks das OK deines Publikums abholen. Wurde alles für sie wichtige gesagt. Sind sie bereit weiterzugehen?
Präsentation halten: Schluss
Der Schluss einer Präsentation, dem gern die Rolle des hässlichen Entleins zukommt, ist ein sehr machtvolles Instrument.
So wie jeder gute Tag mit einem schönen Abendessen endet oder der romantische Sonnenuntergang einen spannenden Tag im Urlaub beendet, gibt der Schluss deiner Präsentation ihren Segen. Wenn du ihn nutzt.
Du stehst nun an der Stelle, deine Themenblöcke abgearbeitet zu haben.
Lass deinen Schluss damit beginnen, zusammenzufassen, was du erzählt hast. Nenne den Fokus, warum das Thema so wichtig ist und warum die einzelnen Themenblöcke eine Bedeutung dafür haben.
Im besten Fall hast du auch hier wieder eine Geschichte, die den roten Faden deiner Zusammenfassung bildet.
Wiederholt: Ein zentrales Element im Schluss ist die Zusammenfassung.
Dein Publikum hat von dem Thema möglicherweise das erste Mal gehört. Die Zusammenfassung am Ende einer Präsentation hilft deinem Publikum, das Gehörte zu verdauen.
Nachdem du die Quintessenz am Ende deiner Zusammenfassung genannt hast, kannst du auf einen Fragen-Teil überleiten, wenn du wünschst.
Gab es offene Punkte, die dir während der Präsentation genannt wurden (die du dir am besten auf einem Flipchart notiert hast)?
Gibt es Diskussionsbedarf, den du auslagern möchtest, weil er deine Präsentationszeit sonst sprengen würde?
Kümmere dich um alles, was das Publikum dir gibt. Das bedeutet nicht, alles zu wissen oder jedem Wunsch gerecht zu werden.
Aber schließe jede Anfrage des Publikums mit einer Aktion ab. Diese Aktion kann ein „Nein, leider nicht möglich“ sein.
Viel besser ist allerdings, bei zum Beispiel Nichtwissen von Fakten zu sagen: „Die Informationen reiche ich dir gesondert bis übermorgen per Email nach. Noch jemand, dem ich diese Informationen ebenfalls schicken soll?“
Versuche jedem im Publikum das Gefühl zu geben, dass du dich in irgendeiner Weise um sein Anliegen gekümmert hast und du ihn nicht im Regen stehen lässt.
Dann kannst du deine letzten Sätze sprechen.
Ich bin mir unschlüssig, ob ein Dank an dein Publikum für das Zuhören wirklich vonnöten ist. Normalerweise sollte dein Publikum für dein Thema Interesse haben oder du es geschafft haben, Interesse zu wecken. In diesen Fällen halte ich einen Dank für fehl am Platz.
Ein „Ich freue mich, dass euch das Thema auch am Herzen liegt. Vielleicht entstehen im Anschluss noch interessante Gespräche dazu.“ kann ein ebenso gutes Ende sein.
Befindest du dich in einem Umfeld, wo du gezwungen bist, die Präsentation zu halten, kann ein Dank an das Publikum durchaus sinnvoll sein. An dieser Stelle empfehle ich allerdings, deine Motivation zu hinterfragen, denn ein freier Mensch lässt sich nicht zwingen. Er tut etwas, weil er es will – nicht, weil er muss.
Titelfoto von Aliyah Jamous
